Колоссальные архивы с журналами, книгами и отчётами, хранящихся по несколько лет, и занимающих не один подвал, с бурным развитием технологий становятся всё менее востребованными, ведь такой же объём данных можно хранить на жёстком диске, размеры которого не превышают размеров среднестатистической книжки, в электронном виде.

Электронный архив – это преобразование больших объёмов текста в электронных форматах данных. На сегодня каждая фирма нуждается в систематизации учетов кредитно - финансовой деятельности, контрактов и иных документов, так что внедрение этого типа хранения данных, можно сказать продиктовано временем. Электронный архив – это более эффективное использование служащих, людям больше не обязательно часами проводить в архивах, чтобы предоставить заказчику необходимый чертёж или договор. Электронный архив – это экономия средств, ведь он обойдется намного дешевле, чем аренда площадей под хранение печатной документации. Вы можете быть уверены в сохранности документации, а также можно не беспокоиться об утечке информации, не зря говорят: электронный архив – это безопасность и конфиденциальность, постоянство и надёжность.

Базисом для формирования электронного архива считаются программы сканирования документов, посредством которых документы из печатного вида переводятся в электронный. Непосредственно сканированию документов предшествует их систематизация, снятие оцифровка рукописной или печатной документации, упорядочивание по степени целостности документов, скоб и скрепок для безпроблемного осуществления процесса. Далее осуществляется сам процесс сканирования с подборкой требующихся настроек для каждого вида материала, благо программы сканирования созданы профи, которые учли все возможные трудности осуществления этого процесса. Сохранение отсканированных электронных документов в нужном формате - следующий шаг. Самые распространенные форматы - это PDF и JPEG.

Важна и система электронного документооборота, пришедшая на смену традиционному деловодству. Как и электронный архив, система электронного документооборота повышает эффективность работы персонала с помощью обеспечения автоматизации деловодства (предоставление требуемой документации, согласование контрактов и заказов и др.